L’Union régionale propose un ensemble de recommandations aux organisateurs actuels et futurs de festivals. Elles s’adressent notamment aux festivals souhaitant être présents sur la plaquette, Les festivals de théâtre amateur en Midi-Pyrénées, publiée chaque année par l’U.R.

Charte des bonnes pratiques pour l’organisation de festivals et rencontres de Théâtre amateur en Midi-Pyrénées

Pour aider les bénévoles qui organisent des festivals de théâtre amateur, la FNCTA a souhaité dresser une liste de bonnes pratiques qui reposent sur les principes de notre fédération pour la pratique du théâtre en amateur.
Les grands principes qui sous-tendent ces recommandations sont les suivants:

• Donner aux troupes un environnement qui leur permette de donner le meilleur d’elles-mêmes
• Faire de ces événements des moments de partage, de fête et de convivialité
• Faciliter les rencontres des troupes (stages – inviter des auteurs – faire des lectures)
• Rendre accessible le théâtre en amateur au plus grand nombre
• Montrer la diversité du théâtre amateur en ne privilégiant pas un répertoire spécifique
• Respecter la législation
• Ces recommandations s’appliquent aussi bien aux festivals et aux rencontres qu’aux programmations de théâtre amateur.

LES OBLIGATIONS DES ORGANISATEURS :

• Être adhérent à la F.N.C.T.A.
• Faire apparaître le logo F.N.C.T.A. sur tous les documents de promotion de la manifestation (affiches, tracts, dossiers de candidatures, etc.)
• Mentionner la F.N.C.T.A. et son rôle fédérateur du théâtre amateur dans tous les documents destinés à la presse et demandes de subvention
• Faire valoir auprès de la S.A.C.D. son appartenance à la F.N.C.T.A. pour obtenir les réductions fédérales
• Inscription gratuite pour les troupes F.N.C.T.A. jouant au festival et accès gratuit ou symbolique à tous les spectacles
• Appliquer le tarif réduit pour les spectateurs adhérents à la FNCTA (recommandation : réduction d’au moins 30% sur le tarif normal)
• Inviter les Présidents des Comités Départementaux FNCTA de Midi-Pyrénées et de l’UR à tous les spectacles de la manifestation, de manière à favoriser les échanges entre les départements de la région
• Le festival doit avoir un règlement
• Le festival doit faire un appel à candidature et faire passer l’information par le site de l’UR et les autres canaux d’information
• Envoyer un courrier de réponse avec leurs documents à toutes les troupes qui ont postulé, y compris à celles qui n’ont pas été retenues. Envoyer ce courrier le plus tôt possible pour que les troupes puissent organiser leur planning de la saison
• Publier la sélection faite sur le site de l’UR
• L’organisateur s’assurera que le public puisse assister aux spectacles dans de bonnes conditions de confort, tout en s’assurant qu’il ne perturbe pas les spectacles (éviter les bruits extérieurs, les entrées-sorties intempestives …)
• Le festival doit être organisé de manière à offrir aux troupes des conditions techniques satisfaisantes : lumières, son, scène et équipement de scène
• Il est important de négocier avec la troupe le temps d’installation
• Lors de la sélection des spectacles, s’assurer que la technique pourra accueillir tous les spectacles (pour cela, demander suffisamment d’informations aux troupes: plans de feux, dessins techniques des décors, des entrées-sorties…. Et faire connaître aux troupes les moyens dont le festival dispose)
• Appliquer une indemnité de déplacement au-delà de 200 km aller-retour pour toutes les troupes participantes
• Offrir au moins un repas pour les comédiens et techniciens des troupes accueillies
• Dans la mesure du possible, loger gratuitement les troupes venant de plus de 100 km et qui doivent passer une nuit sur place
• Vérifier que la troupe a déclaré préalablement les spectacles à la SACD ou à tout autre organisme pour s’acquitter des droits d’auteurs
• S’assurer que les troupes ont obtenu l’autorisation de jouer de la part des auteurs, avant le festival (et même avant la publication du programme) et que cette autorisation est valide en lieu et en date au moment du festival
• Prendre en charge l’intégralité des droits d’auteurs et de musique s’il y en a
• Souscrire une assurance pour couvrir les risques en responsabilité civile et risques locatifs
• Demander une attestation d’assurance en responsabilité civile, ainsi qu’une attestation d’adhésion pour les troupes FNCTA
• Respecter les règles de la commune pour l’affichage
• Faire apparaître le logo de la FNCTA pour les manifestations dans lesquelles elle est impliquée à quelque titre que ce soit, et notamment si l’association organisatrice est adhérente à la FNCTA
• Faire apparaître la signalétique des sponsors sur les supports publicitaires en fonction de leurs demandes (logos, encarts dans les programmes, présence sur place…)

LES OBLIGATIONS DES TROUPES REÇUES :

• Respecter le règlement de la manifestation
• Jouer gratuitement. Les troupes ne pourront prétendre qu’à un défraiement pour leur déplacement (voire pour la fourniture de prestations particulières telles que: fourniture de matériel d’éclairage, son…)
• Participer à la manifestation implique également de participer en tant que spectateur aux autres spectacles et aux moments d’échange avec les autres troupes
• Respecter les temps de montage, réglage des lumières, démontage et durée des spectacles Fournir aux organisateurs toute information nécessaire sur leur spectacle
• Fournir une attestation d’assurance, et une attestation d’adhésion a la FNCTA à jour, si on est adhérent tous les participants amateurs doivent être licenciés
• Obtenir l’autorisation de jouer de la SACD ou de tout autre organisme gérant les droits des textes utilisés, et s’assurer qu’elle sera valable à la date du festival
• Fournir aux organisateurs le matériel publicitaire de leur spectacle: affiches, photos
• En cas de désistement, prévenir les organisateurs le plus vite possible. Ces désistements ne peuvent avoir lieu qu’en cas de force majeure. Les organisateurs seront habilités, dans ces cas-là à garder la caution s’ils en ont demandé une
• Faire la promotion de sa participation au festival ou rencontre sur son site, blog et sur le site de l’U.R.